Universités, Grandes Ecoles, Laboratoires, consortiums scientifiques, … autant d’environnements où le travail collaboratif « à géométrie variable » est monnaie courante. Que les acteurs d’un projet soient issus d’un même établissement ou d’établissements différents, ils doivent au quotidien répondre à des besoins constants : faciliter le partage de ressources et la communication au sein du groupe, faire évoluer la démarche autant en termes d’outils que d’intervenants en fonction des phases des projets, et dans certains cas, besoin absolu, assurer une réelle sécurité et confidentialité des données échangées. Microsoft Office Groove constitue dans ce contexte une solution adaptée et d’ores et déjà éprouvée… Retour d’expérience et étude de cas…
Du coté des étudiants
Les méthodes de travail au sein des Universités ou des Grandes Ecoles ont profondément évolué depuis quelques années. Et la démocratisation de l’informatique mobile n’y est pas indifférente : il suffit de constater le nombre d’ordinateurs portables qui trônent aujourd’hui dans les amphithéâtres pour s’en convaincre. Pour autant, au-delà d’un simple outil individuel, l’informatique au service des étudiants doit aujourd’hui évoluer pour proposer une réponse pertinente et surtout adaptée à leurs besoins quotidiens. Microsoft Office Groove constitue une réponse particulièrement intéressante !
Analyse au travers de 10 usages clés :
1 - Approche communautaire à l'échelle d'une promotion
La mise en place de Microsoft Office Groove à l’échelle d’une promotion permet de fédérer l’ensemble des élèves en leur offrant un espace social dédié et contribue à développer une réelle culture de groupe.
2 - Relation Administration – Etudiants
Microsoft Office Groove constitue également un outil de coordination directe entre l’administration de l’établissement et les étudiants. Qu’il s’agisse de la validation des plannings de cours ou de la diffusion d’informations collectives – organisation de l’école, événement, réglementation -, Microsoft Office Groove assure une synchronisation parfaite des informations sans la moindre intervention particulière. Ce qui est vrai de façon collective, l’est également en terme de suivi individualisé : Rien de plus simple que de créer entre un responsable et un étudiant une zone d’échanges personnelle et privilégiée afin de pouvoir avancer sur une démarche commune : échanges de documents relatifs à une bourse, préparation d’un stage à l’étranger, suivi individualisé, etc.
3 - Relation professeurs / intervenants et Etudiants
Il est souvent difficile pour un professeur de pouvoir conserver un lien avec ses étudiants en dehors des heures de cours. Ceci est encore plus vrai pour les intervenants externes qui sont présents au sein de l’établissement de façon très ponctuelle. Microsoft Office Groove constitue là également une solution pertinente.
4 - Fonctionnement en binômes ou plus largement en groupe projets
Mini-projets, dossiers à préparer à plusieurs, compte rendu collectif… Le fonctionnement en sous-groupe est récurrent pour les étudiants. La mise en place d’espaces Groove pour chacune de ces occasions est une solution idéale pour structurer et cloisonner les travaux. Chaque projet disposant de son propre cycle de vie (plus ou moins long), cette structuration facilite également l’archivage des données.
5 - Fonctionnement en groupe projets avec des entreprises externes
Un des enjeux des établissements d’enseignement est actuellement de se rapprocher du monde de l’entreprise. Cette démarche se concrétise le plus souvent par la mise en place de projets menés pour - ou suivi par - des entreprises externes. Microsoft Office Groove et ses capacités à relier des intervenants issus d’organisations différentes fait là encore la différence !
6 - Coordination des associations étudiantes
Parce qu’il n’y a pas que les études dans la vie, les étudiants s’impliquent le plus souvent au sein de structures associatives, plus ou moins liées à leur établissement. Bureau des étudiants, Junior Entreprise… des structures associations dont l’animation nécessite le plus souvent une démarche orientée projets (organisation d’événements, partage de documents…etc) et donc des outils adaptés pour assurer une coordination optimale des intervenants. Par ses capacités de création d’espaces et d’outils sur mesure, Microsoft Office Groove offre la souplesse nécessaire pour s’adapter à chaque cas…
7 - Synchronisation de données entre de multiples PC
Ordinateur fixe / Ordinateur portable, poste fixe à l’école / machine personnelle… le plus souvent les étudiants sont amenés à travailler sur plusieurs machines. Si l’usage de clé USB est une pratique courante, force est de constater que la démarche n’est pas très avantageuse… Microsoft Office Groove par sa capacité de synchronisation multi-machines est la solution idéale pour conserver les données toujours actualisées et surtout dans leur contexte (Un document reste dans son espace de travail Projet donc proche des autres ressources qui lui sont liées : discussion, suivi de tâches, commentaires…etc)
8 - Continuité de communication pendant une période de stage ou en suivi de placement après l’obtention des diplômes
Les étudiants sont amenés à réaliser différents stages en entreprise. Le fait de garder un lien entre étudiants est incontestablement utile. Au-delà de pouvoir confronter les expériences, Microsoft Office Groove constitue un outil utile pour demander un avis ou conseil à ses collègues. Dans le même ordre d’idée, Microsoft Office Groove peut également constituer un lien entre l’étudiant et son responsable de stage coté Ecole pendant toute la durée de la période hors Ecole. Ce qui est vrai à l’échelle d’un stage, l’est également après l’obtention du diplôme…
9 - Réseau d'anciens élèves
Pour garder le contact, suivre l’évolution professionnelle d’un collègue mais également échanger des opportunités de poste, Groove constitue également un bon moyen de conserver un lien entre anciens élèves et ce à l’échelle d’une promotion ou de plusieurs promotions.
10 -Promotion et Innovation
A une époque où la concurrence entre les établissements est de plus en plus forte, la mise en place de solutions collaboratives innovantes au sein d’un établissement constitue également un différenciateur clé. Dans la mesure où la filière est technique ou « Business », l’outil quotidien peut également devenir un formidable cas d’étude en sensibilisant les étudiants à la fois aux nouvelles architectures logicielles, mais également aux enjeux des réseaux sociaux professionnels et du travail collaboratif.
Hommes & Process a déjà effectué plusieurs interventions au sein du « monde éducatif ». Elle accompagne par exemple depuis 2005, l’Ecole Polytechnique de l’Université de Nantes, au travers d’une opération appelée « Classe Virtuelle ». (Retrouver l’étude de cas ici). Elle a également assisté l’EM Lyon dans la mise en œuvre de Microsoft Office Groove, au sein d’une structure MBA.
Du coté des laboratoires
La mise en œuvre au sein de laboratoires, bien que ne répondant pas aux mêmes exigences ou besoins, illustre là encore de manière significative les avantages procurés par Microsoft Office Groove. Si la solution permet, comme évoqué précédemment, de relier aisément des intervenants issus d’organisations différentes ou de faciliter les collaborations en situation de mobilité professionnelle, Microsoft Office Groove offre également l’énorme avantage de pouvoir sécuriser le stockage et les échanges d’informations sensibles. La notion de « sécurité » s’interprète ici selon 2 axes:
• Sécurité au sens de la protection du contenu
Microsoft Office Groove met à disposition une infrastructure qui assure un cryptage des données sensibles aussi bien durant le stockage que durant la synchronisation avec les autres membres de l’équipe, et ce, sans nécessiter la moindre intervention ou modification de la sécurité ou de l’information de l’organisation. Microsoft Office Groove constitue par lui-même une sorte de « VPN à la demande ». En parallèle, les services d’administration centralisée de Microsoft Office Groove permettent de définir les règles d’usages et de sécurité. L’usage de Microsoft Office Groove peut ainsi être conditionné afin d’être conforme aux règles définies au sein de l’entreprise. Cette approche est notamment utilisée pour définir les populations qui seront autorisées à travailler ensemble.
• Sécurité au sens de la pérennité du contenu
Microsoft Office Groove dispose de mécanismes permettant d’assurer la protection du savoir et d’éviter toute perte de données liées à une erreur humaine (suppression accidentelle de données) ou à une « catastrophe » (crash disque, vol de machine). S’il est déployé dans de bonnes conditions, l’environnement de travail peut être restauré en quelques minutes et les données potentiellement volées, bien que cryptées, peuvent être détruites à distance.
La robustesse de l’architecture Microsoft Office Groove rend donc l’outil particulièrement adapté pour le travail sur des dossiers sensibles. Propriété intellectuelle, brevets, travaux de recherche… Microsoft Office Groove est la solution idéale pour concilier travail en équipe et protection du savoir !
En synthèse,
Comme on peut le constater, Microsoft Office Groove constitue une solution flexible et sécurisée, adaptée aux besoins quotidiens des étudiants, écoles et laboratoires.
Hommes & Process, par son expertise sur les technologies Microsoft Office Groove et son expérience, et également par sa capacité à adresser un projet de manière globale, tant sur ses composantes organisationnelles que techniques, accompagne aujourd’hui avec succès de nombreux interlocuteurs au sein du monde de la Recherche et de l’Enseignement.
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