La bonne résolution pour 2010 : donner des ailes à mes emails

Selon une enquête Forrester d’octobre 2009, l’email est toujours utilisé comme premier outil de travail collaboratif, 77 % des utilisateurs professionnels, loin devant les plateformes de travail collaboratif et les outils web 2.0 tels les wikis, forums etc..

Une tendance forte se dégage sur le besoin croissant de collaborer à distance avec les membres d’une même organisation localisés sur d’autres sites géographiques (80% de l’échantillon) ou encore avec des collaborateurs d’autres entreprises (67%).
Par ailleurs, au quotidien les utilisateurs déclarent ne pas souhaiter changer leurs habitudes mais constatent des freins à l’efficacité du travail en équipes dont les principaux pourraient être qualifiés comme suit :

• Fichiers égarés ou des difficultés à identifier les dernières versions de fichier
• Délais de réponses trop longs

On constate que l’email ne permet pas de structurer suffisamment la collaboration pour gagner en vitesse et en efficacité d’une part et d’autre part de capitaliser sur la valeur créée par les collaborateurs, les échanges d’informations et d’idées pouvant se révéler très diffus. Plus de 60 % des personnes interrogées se prononcent sur ces deux écueils.

Ces constats ne remettent pas en cause l’utilité de l’email dans le travail mais évoque plutôt des manques à combler sans provoquer de rupture dans les habitudes de travail.

Chez HOMMES & PROCESS, tout comme la population interrogée, nous utilisons activement l’email, nos besoins de structuration de l’information et d’efficacité immédiate sont couverts par Microsoft SharePoint Workspace 2010 (Office Groove 2007) au-delà des frontières géographiques et temporelles, nos équipes travaillent ensemble et avec nos clients et partenaires. Le lien entre l’email et SharePoint Workspace/Groove se fait naturellement et très intuitivement par l’intermédiaire de GrooveIT! pour Microsoft Office Outlook qui nous permet de capitaliser les informations des emails, de les partager avec les équipes dans les espaces collaboratifs, de gagner en efficacité et en temps de réaction.

Sans oublier la capitalisation de la propriété intellectuelle sur le long terme, l’intégration de SharePoint Workspace (Office Groove) et SharePoint permet de protéger aisément le savoir faire d’une organisation. La tâche est rendue encore plus aisée par l’utilisation d’outils tels que Workspace Dashboard, véritable interface de gestion des deux mondes : l’opérationnel terrain fonctionnel (email, SharePoint Workspace, Groove) et le long terme, informations plus structurées, archivage long terme (SharePoint).

Alors en 2010, donnez des ailes à vos emails ! Collaborer plus facilement et plus efficacement !