Solution Workspace Dashboard : Le pilotage de vos projets dans Microsoft® Office SharePoint®

HOMMES & PROCESS lance sa solution Workspace Dashboard, idéale pour le pilotage et l’ordonnancement de projets et d’équipes à partir de Microsoft Office SharePoint, en s’appuyant sur des outils de tableaux de bord et de social mapping. Cette solution permet de créer des sites « projets » à partir de Microsoft SharePoint, puis de générer des modèles prédéfinis ensuite déclinés en projets dans les espaces de travail Microsoft Office Groove, permettant ainsi le travail décentralisé et/ou déconnecté.

Les avantages clés :

Le  mode centralisé avec SharePoint offre :

• Des capacités de supervision
• De reporting d’utilisation
• De gestion complète du cycle de vie des projets.

Le mode décentralisé avec Microsoft Office Groove qui permet :

• Adaptation aux contraintes de mobilité des utilisateurs (connexion irrégulière au réseau, faible débit…)
• Meilleure interaction dans les relations inter-entreprises (client, fournisseur…)
• Sécurité renforcée du système d’information.

Workspace Dashboard  permet également de faire le lien entre les deux modes, notamment pour

• La gestion des données
• Les échanges entre les deux modes (centralisé / décentralisé)
• Disposer d’une base d’utilisateurs réunissant les utilisateurs du mode centralisé et les utilisateurs Groove

Comment ça marche en 4 points :

Le site principal permet la recherche de projets existants. Si le projet l’autorise, il est possible pour un collaborateur de rejoindre un projet existant ou même d’en démarrer un nouveau. La création d’un nouveau projet va provoquer la création d’un site projet dédié ainsi que d'un espace de travail Groove. Le responsable du projet peut ensuite inviter d’autres utilisateurs en leur affectant un rôle et en choisissant le type d’accès : accès au mode centralisé (web) et/ou au mode décentralisé (Groove).

Chaque site projet permet ensuite l’échange de documents fichiers et/ou de formulaires métiers. Ces informations sont synchronisées avec l’espace Groove correspondant. La gestion des membres se fait également projet par projet (invitation de nouveaux utilisateurs, changement de rôle dans le projet, modérations des demandes à rejoindre le projet). Selon le contexte et son niveau d’accès, l’utilisateur peut travailler soit dans le site web du projet, soit dans l’espace Groove. En fin de vie du projet, celui-ci est archivé puis clôturé. Il est ensuite possible de demander la restauration d’un projet archivé.

L’espace Groove projet est le reflet du site projet  centralisé. Microsoft Office Groove permet des cas d’usages complémentaires à celles du site centralisé. L’utilisateur peut également adapter cet espace en partant d’un modèle « prédéfini » et en l’enrichissant selon ses besoins.

Le but du reporting / Social Mapping est de faire apparaitre les liens de collaboration existant entre des utilisateurs en représentant les relations de travail entre les personnes, afin de  voir "qui travaille avec qui".  De plus, recoupé avec  d'autres informations (par exemple les projets qui réussissent le mieux) ce type de relations peut permettre d'identifier des "experts" et des équipes projets qui fonctionnent efficacement, notamment sous forme de graphe dynamique.  Modulable, il est possible d’enrichir le graphe pour des métiers ou départements spécifiques tels que les Ressources Humaines,  Business Intelligence, etc.

Enfin, pour un contrôle efficace des coûts d’utilisation, l’application prévoit un usage de « Capacity planning » va permettre d’analyser l’usage de l’application, le suivi et la planification des ressources à mettre en œuvre pour le bon fonctionnement de l’application et l’adaptation du niveau de service nécessaire aux activités.

 

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