La conscience collective pourrait être définie comme étant "la perception des activités des autres et du rôle de sa propre activité dans le contexte de leur complémentarité". Les notions de présence et de partage sont implicitement évoquées dans cette définition, car la conscience collective réside dans le fait d'être conscient de la présence d'autrui, de son implication et sa contribution au travail du groupe.
La notion de conscience dans un contexte de collaboration dépend fortement de l'environnement de travail. En mode de travail face-à-face, les personnes peuvent coopérer ouvertement et consciemment. La perception de la présence des autres est diffuse car la prise en compte de l'autre se fait intuitivement. La conscience collective est effective, l'appartenance au groupe est évidente. Cela est différent dans le mode distribué où les personnes sont semi autonomes. Chacune peut modifier son comportement en fonction des circonstances et adopter sa propre stratégie vis-à-vis des autres. Ce mode de fonctionnement implique, en ce sens, de considérer plus que jamais le groupe comme une somme d'individualités : les notions de personnalité, de responsabilité et de productivité sont transférées vers chacun des individus qui composent le groupe.
Aujourd'hui, et grâce aux NTIC, la collaboration en mode distribué se virtualise : elle repose de plus en plus sur les outils informatiques et les télécommunications. Conséquence directe de cette évolution des méthodes de travail, une incertitude légitime apparaît chez les participants. Incertitude, car des contraintes apparaissent au niveau des échanges d'informations, mais également au niveau de la perception de la présence des autres et de leurs capacités à contribuer à l'effort commun. L'une des manifestations les plus frappantes de cette incertitude est la réticence de nombre de managers à autoriser le travail à distance lorsque celui-ci n'est pas indispensable : à la problématique apparente de la remise en cause de la logique de pouvoir s'ajoute celle de ne pas avoir l'assurance de gérer lorsqu'ils le souhaitent le temps et l'application au travail d'autrui.
La conscience collective peut-elle être présente dans un contexte de collaboration en mode distribué ?
De nombreuses recherches ont souligné le rôle de la conscience collective dans le travail collaboratif, ainsi que son importance dans la contribution aux espaces fonctionnels d'un groupware. Nous savons que la conscience collective au sein d'une équipe distribuée est essentielle car son impact sur la performance est important. Sachant que le caractère asynchrone et délocalisé des équipes modifie la nature des interactions entre les membres, un bon usage des technologies est donc indispensable.
Les collaborateurs travaillant en mode distribué ont plus que jamais besoin de prendre conscience de la présence des autres et d'avoir connaissance de leurs activités respectives. Cela, pour pouvoir en retour contribuer le plus efficacement possible au travail mené en collaboration. En effet, l'équipe n'est efficace que s'il existe un "esprit d'équipe" qui s'appuie sur une conscience collective. Cette dernière est, plus encore que dans une relation locale, un élément moteur qui accélère et démultiplie la collaboration. Ainsi, pour développer cet esprit de corps, les liens entre collaborateurs doivent être renforcés par les réseaux de communication adaptés et des pratiques collaboratives optimisées. De telle manière qu'un potentiel individualisme soit mué en énergie positive.
Dans cette optique, les espaces de travail partagés apparaissent comme des solutions informatiques appropriées, qui permettent de réduire l'inquiétude des collaborateurs face à ces nouveaux contextes de travail, en ce sens qu'ils permettent de vérifier la production, voire la productivité, des uns et des autres. Groove Virtual Office® s'inscrit en partie dans ce raisonnement. Il s'agit d'une solution innovante qui tient compte du besoin de travail en collectivité en mettant à la disposition de ses utilisateurs des bureaux virtuels qui, parce qu'ils comprennent de nombreux outils, facilitent le travail en commun.
Bien qu'ils disposent de multiples fonctionnalités, ces bureaux virtuels ne se limitent pas seulement à des lieux de partage de données, à l'instar d'autres solutions existantes. Ils intègrent l'aspect social nécessaire à une véritable conscience collective. En effet, les utilisateurs d'un bureau virtuel co-optent le ou les membres qu'ils souhaitent voir rejoindre le bureau virtuel. De fait, ils travaillent ensemble en reconnaissant les valeurs humaines et professionnelles intrinsèques des autres intervenants. Ils leur accordent également leur confiance puisque chacun dispose ainsi du droit minimum d'observer les données postées par les autres. Groove® gère surtout la présence. Peut-on réellement collaborer si l'on est seul ? Cette solution prend pour postulat que cela est possible en asynchronie mais qu'il est préférable d'avoir l'assurance de ne pas l'être si l'on envisageable un travail en temps réel et en mode distribué ... C'est pourquoi des indicateurs de présence et des notifications de lecture permettent à tout membre d'un groupe de vérifier la disponibilité et de pallier au manque d'information de son ou de ses collaborateurs.
Parce qu'ils permettent à un groupe de développer des pratiques collaboratives qui lui sont propres, avec ses règles de fonctionnement spécifiques, et qu'ils offrent un support de communication et d'interactivité hors normes, les bureaux virtuels Groove® démontrent qu'il est possible d'associer le travail collaboratif assisté par ordinateur et la conscience collective, dans l'intérêt des organisations.