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Formations aux Formulaires Groove®

Les 9 septembre et 14 octobre 2005 prochains, Hommes & Process organise deux sessions d'une journée de formation aux formulaires Groove®. Ces formations se dérouleront dans le centre de formation Groove® de Saint-Malo. Plus d'informations sur le site www.hommesetprocess.com.

La conscience collective

La conscience collective pourrait être définie comme étant "la perception des activités des autres et du rôle de sa propre activité dans le contexte de leur complémentarité". Les notions de présence et de partage sont implicitement évoquées dans cette définition, car la conscience collective réside dans le fait d'être conscient de la présence d'autrui, de son implication et sa contribution au travail du groupe.

La notion de conscience dans un contexte de collaboration dépend fortement de l'environnement de travail. En mode de travail face-à-face, les personnes peuvent coopérer ouvertement et consciemment. La perception de la présence des autres est diffuse car la prise en compte de l'autre se fait intuitivement. La conscience collective est effective, l'appartenance au groupe est évidente. Cela est différent dans le mode distribué où les personnes sont semi autonomes. Chacune peut modifier son comportement en fonction des circonstances et adopter sa propre stratégie vis-à-vis des autres. Ce mode de fonctionnement implique, en ce sens, de considérer plus que jamais le groupe comme une somme d'individualités : les notions de personnalité, de responsabilité et de productivité sont transférées vers chacun des individus qui composent le groupe.

Aujourd'hui, et grâce aux NTIC, la collaboration en mode distribué se virtualise : elle repose de plus en plus sur les outils informatiques et les télécommunications. Conséquence directe de cette évolution des méthodes de travail, une incertitude légitime apparaît chez les participants. Incertitude, car des contraintes apparaissent au niveau des échanges d'informations, mais également au niveau de la perception de la présence des autres et de leurs capacités à contribuer à l'effort commun. L'une des manifestations les plus frappantes de cette incertitude est la réticence de nombre de managers à autoriser le travail à distance lorsque celui-ci n'est pas indispensable : à la problématique apparente de la remise en cause de la logique de pouvoir s'ajoute celle de ne pas avoir l'assurance de gérer lorsqu'ils le souhaitent le temps et l'application au travail d'autrui.

La conscience collective peut-elle être présente dans un contexte de collaboration en mode distribué ?

De nombreuses recherches ont souligné le rôle de la conscience collective dans le travail collaboratif, ainsi que son importance dans la contribution aux espaces fonctionnels d'un groupware. Nous savons que la conscience collective au sein d'une équipe distribuée est essentielle car son impact sur la performance est important. Sachant que le caractère asynchrone et délocalisé des équipes modifie la nature des interactions entre les membres, un bon usage des technologies est donc indispensable.

Les collaborateurs travaillant en mode distribué ont plus que jamais besoin de prendre conscience de la présence des autres et d'avoir connaissance de leurs activités respectives. Cela, pour pouvoir en retour contribuer le plus efficacement possible au travail mené en collaboration. En effet, l'équipe n'est efficace que s'il existe un "esprit d'équipe" qui s'appuie sur une conscience collective. Cette dernière est, plus encore que dans une relation locale, un élément moteur qui accélère et démultiplie la collaboration. Ainsi, pour développer cet esprit de corps, les liens entre collaborateurs doivent être renforcés par les réseaux de  communication adaptés et des pratiques collaboratives optimisées. De telle manière qu'un potentiel individualisme soit mué en énergie positive.

Dans cette optique, les espaces de travail partagés apparaissent comme des solutions informatiques appropriées, qui permettent de réduire l'inquiétude des collaborateurs face à ces nouveaux contextes de travail, en ce sens qu'ils permettent de vérifier la production, voire la productivité, des uns et des autres. Groove Virtual Office® s'inscrit en partie dans ce raisonnement. Il s'agit d'une solution innovante qui tient compte du besoin de travail en collectivité en mettant à la disposition de ses utilisateurs des bureaux virtuels qui, parce qu'ils comprennent de nombreux outils, facilitent le travail en commun.

Bien qu'ils disposent de multiples fonctionnalités, ces bureaux virtuels ne se limitent pas seulement à des lieux de partage de données, à l'instar d'autres solutions existantes. Ils intègrent l'aspect social nécessaire à une véritable conscience collective. En effet, les  utilisateurs d'un bureau virtuel co-optent le ou les membres qu'ils souhaitent voir rejoindre le bureau virtuel. De fait, ils travaillent ensemble en reconnaissant les valeurs humaines et professionnelles intrinsèques des autres intervenants. Ils leur accordent également leur confiance puisque chacun dispose ainsi du droit minimum d'observer les données postées par les autres. Groove® gère surtout la présence. Peut-on réellement collaborer si l'on est seul ? Cette solution prend pour postulat que cela est possible en asynchronie mais qu'il est préférable d'avoir l'assurance de ne pas l'être si l'on envisageable un travail en temps réel et en mode distribué ... C'est pourquoi des indicateurs de présence et des notifications de lecture permettent à tout membre d'un groupe de vérifier la disponibilité et de pallier au manque d'information de son ou de ses collaborateurs.

Parce qu'ils permettent à un groupe de développer des pratiques collaboratives qui lui sont propres, avec ses règles de fonctionnement spécifiques, et qu'ils offrent un support de communication et d'interactivité hors normes, les bureaux virtuels Groove® démontrent qu'il est possible d'associer le travail collaboratif assisté par ordinateur et la conscience collective, dans l'intérêt des organisations.

Être averti dès qu'une personne devient disponible sous Groove®

Dans un certain nombre de cas, il peut être utile d'être averti lorsqu'un utilisateur de Groove Virtual Office® donné arrive en ligne (passage dans le statut "online") : besoin de réactivité, veille, faible disponibilité, etc. les raisons sont multiples.

Dans ce contexte, la méthode la plus simple est de positionner une alerte sur le nom de cette personne. La personne peut être choisie parmi sa propre liste de contact ou dans la liste de membres de l'un de ses espaces de travail.

Pour cela, il suffit d'effectuer un clic droit sur le nom, puis de sélectionner "Set Alerts".

Une fenêtre apparait.
Par défaut, l'alerte sur la personne est désactivée.

Passer l'alerte au niveau "High", puis valider.

L'alerte devient active. Vous pouvez d'ailleurs le visualiser dans votre liste de contacts ou dans votre liste de membres car l'icône de présence de la personne est complétée par un signe particulier :

Dès que la personne se connecte, une alerte apparaît dans votre zone de suivi ("Trackbar")

Vous venez ainsi de placer une personne sous surveillance !

Nota Bene : De façon optionnelle, vous pouvez également définir un son.

Celui-ci sera joué en plus de l'affichage classique. Si vous choisissez, le son "Speak-It", vous aurez droit à une lecture - avec un fort accent anglais - de votre alerte. A essayer pour le fun ...

Nouvelle étude de cas client : ExeQuo

La société ExeQuo, spécialisée dans la localisation, la production et le marketing pour le jeu vidéo, a choisi Groove Virtual Office® pour optimiser son processus interne de production. L'accompagnement du changement dispensé par Hommes & Process a contribué au succès de cette implémentation.
Lire le case-study ExeQuo sur le site Internet d'Hommes & Process.

Avoir une vision d'ensemble des rôles des membres dans un espace de travail Groove Virtual Office®

Pour gérer les rôles des membres présents dans un espace de travail Groove®, la solution qui vient immédiatement à l'esprit est d'effectuer un clic droit sur le nom du membre puis de consulter son rôle.

Cette approche fonctionne parfaitement mais elle ne permet pas :

• de disposer d'une vision globale des rôles de l'ensemble des membres
• de gérer rapidement le changement de rôle de plusieurs personnes

Pour répondre à ces deux besoins, on préfèrera donc la démarche suivante :

Dans le menu "Files" de l'espace de travail concerné, aller sur "Properties", puis "Workspace". La fenêtre de description de l'espace apparaît. Aller dans l'onglet "Roles". Vous y trouverez la liste de tous les membres ainsi que leur rôle respectif.

Des changements de rôles à effectuer ? Rien de plus simple : pour chaque membre, cliquez sur son nom, puis sur le bouton "Change Role". Positionnez le rôle voulu.

Enfin, pensez à cliquer sur "Apply" en quittant la fenêtre de Propriétés et ... le tour est joué.

De la résilience des opérations

Les organisations internationales oeuvrant pour la paix ou pour venir en aide aux populations en situations de crise connaissent et utilisent aujourd'hui sur sites les bureaux virtuels Groove®. C'est en particulier le cas des ONG qui bénéficient, avec Groove Virtual Office®, d'une infrastructure robuste et sécurisée adaptée à leurs activités sur le terrain. En effet, les bureaux virtuels Groove® garantissent un travail en continuité, c'est à dire sans interruption liée à un environnement austère qui évolue le plus souvent de manière aléatoire : l'absence de réseau n'impacte pas le travail des équipes et la destruction d'un élément de l'architecture technique n'entrave pas ce même travail.

La "résilience des opérations" qui caractérise Groove® écarte ainsi tout risque de cessation d'activité ou d'évaporation de contenu qui découleraient des systèmes mis en place avant ou dans l'urgence après une catastrophe naturelle. C'est également le cas lors de crises aux origines humaines, telles que les guerres ou les attentats, qui nécessitent une intervention des ONG rapide et la plus spontanée possible mais surtout continue, coordonnée et efficiente sur sites.

Groove Virtual Office® contribue à ce que les informations soient persistantes et embarquées dans de telles circonstances à des coûts dix fois inférieurs en moyenne par rapport à des solutions plus classiques du marché.

Comment savoir dans quel espace se trouve un utilisateur Groove® ?

Lorsque vous travaillez sous Groove Virtual Office®, il est parfois intéressant de pouvoir rapidement identifier dans quel espace de travail se situe l'un de vos contacts (collaborateur, client, etc.). Votre liste des contacts vous permet en effet de savoir qu'une personne est active, mais comment identifier l'espace dans lequel elle se situe ?

Une approche consiste à passer la souris sur l'ensemble des espaces actifs pour découvrir les membres présents.

Mais lorsque le nombre d'espaces de travail est important, cette démarche devient rapidement inefficace. Dans ce cas, une astuce consiste à utiliser la VCard de le personne : dans votre liste de contacts, sélectionnez le nom de la personne, faites un clic droit, puis Propriétés. Sa VCard apparaît. En bas de la fenêtre, vous découvrez la liste des espaces de travail dans lesquels la personne est active.

En sélectionnant un espace dans la liste, puis en cliquant sur le bouton "Go To Workspace", vous rejoignez aussitot la personne dans l'espace choisi. Simple, Rapide et Efficace.

Nota Bene : dans la liste des espaces ne figurent bien évidemment que les espaces pour lesquels vous avez, vous-même, des droits d'accès.